2*****年2月，我作为项目经理参与了某集团公司********项目建设，整个项目总投资300余万元，建设工期为10个月。某集团力图通过********（简称SPMS项目）的建设，实现所有子公司的软件研发过程规范化管理，从而达到提升软件质量和产品保证交付进度的目的，最终实现所有子公司通过GJB5000A体系评价的目标。该系统于****年12月通过了系统的验收，受到了某集团公司及分公司客户的认可和好评。
本文以SPMS项目为例，结合作者实践，探讨对信息系统项目采购管理的认识和心得体会，从规划采购、实施采购、控制采购、结束采购4个方面进行论述。最后，针对SPMS项目运行过程中采购管理存在的不足之处，提出了今后的改进思路。
正文：
****年2月，为了适应软件产品爆炸式增长与产品可靠性、复杂性要求越来越高的情况，提升集团公司产品质量、交付进度、科学管理水平，同时满足GJB5000A体系评价的需求，某集团提出建立********项目建设，经过公开招标后，我公司成功中标该项目软件建设工作，由于有多个项目管理经验，我被任命为项目经理。项目总投资为300万元，工期为10个月，SPMS项目的总目标为是建立一个支持所有子公司软件产品过程管理的系统，包含GJB5000A二级体系的7个过程域：项目策划、项目监控、需求管理、配置管理、质量保证、测量分析、供方管理，并按照过程域分为7个功能模块。
SPMS项目在公司内部由技术部负责开发和配置管理，质保部负责质量保证，公司科研管理部门负责管理，********年12月，该项目已交付用户，使用户在软件管理能力上有了很大提升，并成功通过了GJB5000A二级体系的评价。
由于某集团公司下有多家分公司且各家分公司的业务内容、软件研发所用架构和平台也各不相同，同时，公司内部同时承担了多个软件系统的开发工作，各个项目之间存在着人员交叉的问题，所以采购管理的成败很大程度上决定了项目的成败。
在SPMS项目研发过程中，我充分重视了项目采购管理，按照项目采购管理理论，通过编制采购计划、实施采购、控制采购、结束采购，有条不紊的完成了该项目的采购管控，最终成功交付产品，下文将详细描述本项目的采购管理过程。
1.规划采购
规划采购并制定科学合理的采购管理计划是开展任何项目活动之前的必要工作，也是项目采购管理的开始，制定有效的采购计划，能够确定项目采购的内容、数量以及采购时间、采购途径。在SPMS项目中，我邀请了公司采购副总、采购部长、相关项目专家、技术部们领导以及团队成员一起进行了项目采购研讨工作，通过专家讨论决策，结合项目需求、项目管理计划、风险登记情况、项目进度情况、活动成本估算情况、干系人登记册、事业环境因素、组织过程资产情况，对比较独立的配置管理系统采用采购的方式进行，该配置管理系统要求与SVN集成，提供开发库、受控库、产品库出入库管理、基线管理、并能提供版本对比与回归，最终与SPMS总系统集成；该系统的采购计划采用询价的方式，合同方面采用固定总价合同；会议后，我根据会议讨论情况，形成了项目采购管理计划、采购工作说明书、采购文件和自制/外购决策。
二、实施采购
根据《采购管理计划》、《采购文件》和《采购工作说明书》。在SPMS项目采购过程中，首先我们评估了配置管理系统的大概价格，判断配置管理系统的采购价格为30万左右，所以采用询价方式进行采购。
首先根据行业的标准和系统要求，对公司合格供应商目录上的主要3家外包软件公司发出了询价，3家供应商都通过传真的方式发送了各自的报价，采购人员根据供应商报价，填写了采购询价记录表提交到了采购部部长和采购副总，最终组织采购部部长、采购副总及项目组的主要设计人员从价格、付款方式、供货周期、质量与售后等方面对采购询价记录进行评审，评审中我们对不同的评价条目设置了不同的权重，由于本项目为公司开拓新领域的项目，所以在供货周期、质量和售后方面权重较高，价格和付款方式权重较低，在评审会议中，各个专家及项目成员各自给出了自己的打分，最终由采购经理根据大家都打分情况确定最终供应商
三、控制采购
控制采购是管理采购关系、监督合同执行情况，并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程。顺利完成采购实施工作后，采购人员跟踪完成第一批付款后，供应商根据合同要求，正式进入合同履行阶段，我们针对供应商合同执行过程进行绩效监控，确保按照合同要求及时完成可交换物、跟踪软件开发采购工作，跟踪各供应商实施供货过程，及时处理合同管理方面的工作，保证了采购合同在****年4月签订完成，并要求****年8月交付，所有的记录文件都存入到档案室备查。
在采购的产品的质量管理中，我们首先要求供应商按照我们预先指定的开发流程进行软件开发，严格执行合同中的实施进度，每双周提交工作报告和下阶段工作计划，每月提交工作月报，加强了外包的监控；并到现场参与了配置管理系统软件需求评审，确保供应商已经正确理解了需求。
在供应商交付配置管理系统后，我们对交付产品按照验收标准进行了验收，其中发现的问题都经过书面传真的方式发送到供应商进行整改，整改后，对重新交付的软件再次进行了验证，确保软件合格。
控制采购过程中产生的评审记录、监控报告、验收记录、软件版本、工作绩效信息、变更情况等都按照要求进行了保管，本项目要求保管期限为30年。并对项目管理计划和组织过程资产进行了更新。
四、结束采购
结束采购是完结本次项目采购的过程，属于项目收尾的一部分。采购合同履约结束后，我们按照合同规定支付了供应商第二批款项，剩于款项为质保费用，会在一年后结清。
同时，我们组织公司有关部门和人员对采购过程进行了采购审计活动，详细检查分析了本项目实施的采购管理的各个环节，肯定了本项目采购管理的成功之处，也找出了一些做的不够细致的地方，审计后形成的审计报告经评审后更新入组织过程资产，供未来项目参考改进
最终，SPMS项目于****年12月按期上线，********年3月终验。在项目结束后，某集团领导特意发来感谢信，对我方的工作予以肯定。项目的成功在很大程度上得益于进行了有效的项目采购管理。当然，在本项目中，还有一些不足之处，比如本项目采购中部分供应商承诺按时软件编码阶段出现延期，开始认为是供应商人员不足，安排增加人手，达到了一定的效果，但是并没有追上进度，在这种情况下，我协调采购人员每周都电话联系供应商的项目经理，跟踪当前的进度和质量完成情况，对出现的问题，及时的进行协调处理，并对供应商的管理进行指导跟踪，确保项目按要求进行，在我们严格要求下，供应商工作进度得到了明显的提升，在配置项测试阶段追上了原来的进度计划，后续的阶段都按照原定计划保证了执行。
在后续的工作中，我将不断的丰富理论和实践知识，提升自己的业务和管理水平，不断优化组织资产，力争为公司、为国家的信息化事业做出自己的贡献。
