4 过程3-控制采购

4.1 问题

4W1H	过程
做什么	管理采购关系、监督合同绩效、实施必要的变更和纠偏，以及关闭合同的过程作用：确保买卖双方履行法律协议，满足项目需求
为什么做	为保证采购活动顺利进行，采购物品符合项目要求
谁来做	组织中的职能部门或项目经理
什么时候做	执行采购时做
如何做	专家判断、索赔管理、数据分析（绩效审查、挣值分析、趋势分析）、检查、审计
主要成果	结合项目情况去写怎么样控制采购的。例1：供应商的供货速度或质量出了问题，我们怎么去催促的或由于我们或者客户的原因需要进行采购变更例2：客户要求我们提前完成某个系统或模块，这个任务涉及到供应商的供货，于是我们进行了变更申请，供应商提出需要补多少差价等等例3：市面出现了比较新的技术，我们要求供应商按新技术进行开发，供应商是怎么回应的，最后怎么处理的。比如:我方的项目款没下来，或者要进行封账盘点，所以我要求供应商延迟供货等等。例4：客户提出取消某项服务，于是我们和供应商商量取消合同，对已完成的部分我们进行结算，未完工部分我们补偿多少钱。例5：结合采购审计，看哪些做的好，哪些做的不好，做的不好的原因是什么，我是怎么解决的

4.2 输入输出和工具技术

组	过程	输入	工具和技术	输出
监控	3.控制采购	1.项目管理计划（需求管理计划、风险管理计划、采购管理计划、变更管理计划、进度基准）2.项目文件（假设日志、需求文件、需求跟踪矩阵、里程碑清单、风险登记册、干系人登记册、质量报告、经验教训登记册）3.采购文档4.协议5.工作绩效数据6.批准的变更请求7.事业环境因素8.组织过程资产	1.专家判断2.索赔管理3.数据分析（绩效审查、挣值分析、趋势分析）4.检查5.审计	1.采购关闭2.采购文档（更新）3.工作绩效信息4.变更请求5.项目管理计划更新（风险管理计划、采购管理计划、进度基准、成本基准）6.项目文件更新（经验教训登记册、资源需求、需求跟踪矩阵、风险登记册、干系人登记册）7.组织过程资产（更新）

4.3 示例

【范例1】哲学上说：“运动是绝对的，静止是相对的”、“唯一不变的就是变化”，多年的项目管理经验，加深了我对这些话的理解，合同执行情况也是这样，总是处于动态变化之中。控制采购是管理采购关系，监督合同执行情况，并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程。我们以采购管理计划、采购合同、采购工作说明书、卖方的工作绩效为依据，综合运用检查和绩加查等工具，进行采购控制工作。合同中规定，安卓触摸大屏显示器需要在合同签订30天内到货。在合同签订后半个月，我对显示屏的情况进行了检查，发现并未到货，于是我电话提醒卖方约定的到货时间，说明延期到货对项目的影响。果然，没过几天，我们就收到了卖方邮寄的全部显示屏。我们在第一时间就查看了货物的情况，结果发现其中一个显示屏因为快递运输不当，正面顶部有轻微划痕。卖方提出这台显示屏可以降价出售。这虽然不影响屏幕的正常显示，但是考虑到院领导的审美要求（根据干系人登记册，院领导属于权利大利益大的干系人，需要重点管理），我们还是跟卖方进行了协商，卖方最终同意进行调货。一周之后我们收到了一个全新的显示屏。我联系公司财务，希望根据合同条款预付50%的款项，显示屏运行2个月后没有发生质量问题，我们才支付了剩余50%的合同款，并向卖方发出合同已经完成的正式书面通知。最后我们还把该公司列入合格卖方清单。

院领导看到安装好的大屏后，肯定了我们的工作。我想调换有瑕疵的显示屏是对的，因为在满足重要干系人的需求上，我们一定要做到精益求精，有了他们的支持，项目进展才会更顺利。我们为此还更新了经验教业登记册。

【范例2】控制采购是管理采购关系、监督合同执行情况，实施必要变更并关闭合同的过程。在该过程中，我们根据采购文档、采购合同、质量报告等文件，及时检查与评审合同的执行情况，根据需要提出变更申请。根据采购计划，我们安排专人及时跟踪监督采购合同的在行情况，每周召开一次例会，与中标（外包）单位沟通交流采购设备（软件）的生产进度和质量情况，定期对卖方的工作和绩效水平进行检查和审计，如果合同执行出现偏差，立即采取措施纠正。例如在一次检查时发现电子签章模块开发进度滞后，我们立即与卖方项目经理进行沟通，督促其尽快采取措施赶上进度，卖方高度重视，用高效人员替代了原来的低效人员，很快赶上了进度保证了及时验收。成果交付时我们组织相关干系人对采购的设备和软件进行了验收，验收合格后立即向财务部门提出了支付合同尾款的申请及时关闭合同，并对采购过程的一些文档进行了整理汇总，总结了采购过程的经验和教训。最终通过我们计划周密的采购控制，既保证了项目进度、提高了项目质量，又降低了项目风险，对我们项目的顺利进行起到了关键作用。

【范例3】控制采购是管理采购关系、监督合同绩效、实施必要的变更和纠偏，以及关闭合同的过程，根本目的是为了确保买卖双方都能履行法律协议，满足项目需求。依据采购管理计划、采购文档和采购合同，我主要采用检查的方式来对供应商工作进行审查。比如我通过检查发现指纹识别器和面部扫描仪未按时送达，影响了我们开发环境的模块测试工作，于是经过沟通了解到是因为梅雨导致运输过程中设备被雨水损害而不得不重新调货造成的，考虑到梅雨季节属于地方常见气候，风险完全可以预见，并不属于不可抗力因素，因此根据合同条款我安排购管理员就赔偿追责相关事宜与供应商进行沟通索赔。在对所有拟采购产品进行验收并支付完货款后，我安排采购管理员向供应商发出了合同完成的书面通知，宣布采购关闭。在本次采购完成后，考虑到此次招标中几家未中标潜在供应商确实资质优异、信誉良好、产品过硬，因此我也将这几家供应商纳入预审合格卖方清单，方便今后进一步合作。

【范例4】控制采购便是指管理采购关系，监督合同执行情况,并根据需要实施变更和采纠正措施，防止采购产品的周期、质量等方面出现问题，影响项目工作的开展。因此我以采购管理计划、采购合同、采购工作说明书和供方的工作绩效信息为依据，进行采购控制工作。在采购时考虑到公司资金压力,我们规定两个机房的设备分两批分别提交。在项目执行期间,我考虑到南方在夏天经常有连续暴雨天气，可能出现无法按时到货的风险。我和中标供应商协商要求将合同中规定的两次交货改为一次交付,但付款仍按合同规定不变。中标供应商考虑到一次交付节约的差旅费和人工成本数目可观,就答应了我的要求并签订了补充协议。我则根据协议对项目进度进行了变更,并对项目管理计划和相关项目文件进行了更新。另外在进行采购的过程中我带领项目团队实时记录采购相关信息并留存相应资料，形成了采购文档。

【范例5】控制采购是管理采购关系、监督合同绩效、实施必要的变更和纠偏以及关闭合同的过程，主要作用是确保买卖双方履行法律协议，满足项目需求。在本项目中，我们根据项目管理计划、合同等内容，结合绩效审查、挣值分析等方法控制采购监督绩效，保证供应商按照合同及验收标准交付成果。在2022年3月，我们用挣值分析方法对项目绩效进行评价时发现SPI=0.96，进度滞后，经过分析发现是设备采购由于受疫情影响推迟到货，发现问题后，我们及时和甲方沟通，取得甲方谅解，同时与供货方沟通，供货方同意加派人手进行设备的安装调试，及时进行了纠偏。按照合同履行完成后，我们按合同要求支付了费用，并组织相关审计人员对采取工作进行审计，发现采购工作中的问题，并且总结经验和教训，对采购过程中的文档进行了加汇总，对供应商的绩效进行评价，更新了组织过程资产。